Byta redovisningsbyrå – steg för steg utan att tappa bokföringen

1. Läs avtalet: bindningstid och uppsägningstid

Bland byråerna i jämförelsen anger REAK Consulting varken bindnings- eller uppsägningstid, Wint har en månads uppsägningstid, Sju Avdrag och Kameral har ingen bindningstid men Sju Avdrag ber om cirka tre månaders framförhållning. Ludvig & Co ger 90 dagars nöjd-kund-garanti. Många byråer skriver inget alls – då gäller avtalet du signerade, ofta tre månaders uppsägning.

2. Välj tidpunkt: efter bokslutet

Byt helst så att den gamla byrån gör klart bokslut och deklaration för det avslutade räkenskapsåret, och den nya tar över från och med det nya året. Ett byte mitt i året innebär att den nya byrån måste stämma av allt som gjorts hittills – det är därför Kameral tar en onboardingavgift på en till två månadsavgifter (tak 6 000 kr) vid övertagande.

3. Begär ut din bokföring

Du har rätt till hela räkenskapsinformationen. Be om: SIE4-fil för alla år, huvudbok och verifikationslista, senaste årsredovisning och deklaration med bilagor, anläggningsregister, kund- och leverantörsreskontra samt lönehistorik. Arbetar byrån i Fortnox eller Visma i ditt namn (som hos Kameral) behåller du helt enkelt licensen och byter behörigheter – Digitalisera Mera beskriver bytet som att ”växla behörigheter” i Fortnox.

4. Uppdatera ombud och fullmakter

Ta bort den gamla byråns deklarationsombud och lägg till den nya på Skatteverkets Mina sidor (ombud för moms, AGI och inkomstdeklaration). Gör motsvarande hos banken om byrån sköter betalningar, och hos Bolagsverket om byrån signerar årsredovisningen digitalt.

5. Kontrollera att inget hamnar mellan stolarna

Sista momsdeklarationen och AGI:n för perioden före bytet, periodiseringar, pågående kundfordringar och preliminärskatten är typiska luckor. Be båda byråerna bekräfta skriftligt vilken period var och en ansvarar för.

• Räkenskapsinformation ska sparas i sju år – se till att du får arkivet, inte bara aktuellt år.
• Ta en ögonblicksbild av balansräkningen vid bytesdatumet.
• Spara den gamla byråns uppsägningsbekräftelse.